Comment avoir une facture sur amazon et l’intégrer à sa comptabilité ?

Avez-vous déjà passé des heures à rechercher une facture Amazon égarée, alors que la date limite pour votre déclaration de TVA approche ? De nombreuses personnes et entreprises rencontrent ces difficultés. Pourtant, gérer vos factures Amazon est essentiel pour une comptabilité saine et conforme. Découvrez comment intégrer facilement vos factures à votre comptabilité.

Ce guide vous fournira les clés pour identifier les différents types de justificatifs d’achat disponibles sur Amazon, les télécharger facilement, les comprendre et les intégrer efficacement dans votre comptabilité, en utilisant des méthodes manuelles ou des outils d’automatisation. Nous aborderons également des cas particuliers, comme la TVA intracommunautaire et les retours. L’objectif est de vous donner toutes les cartes en main pour une gestion simplifiée et optimisée de vos factures Amazon.

Comprendre les différents types de justificatifs d’achat amazon

Avant d’intégrer vos factures Amazon à votre comptabilité, il est essentiel de comprendre les différents types de documents que vous pouvez trouver sur la plateforme. Chaque type a un rôle et une valeur différents. Savoir les distinguer vous permettra d’éviter les erreurs et d’optimiser votre gestion financière. Cette section détaille les confirmations de commande, les factures émises par Amazon, celles émises par des vendeurs tiers et les reçus de paiement Amazon Pay.

Confirmation de commande

La confirmation de commande est un document envoyé par Amazon après chaque achat. Elle récapitule les articles commandés, les prix, l’adresse de livraison et le mode de paiement. Bien que contenant des informations utiles, elle ne remplace pas un justificatif d’achat. Elle ne contient pas les informations fiscales nécessaires pour la comptabilité, comme le numéro de TVA du vendeur.

• Définition et contenu : Résumé de votre commande.
• Pourquoi ce n’est pas une facture : Manque d’informations fiscales essentielles.
• Quand l’utiliser : Suivi des commandes, vérification des articles reçus.

Facture émise par amazon

La facture émise par Amazon est un document officiel qui justifie votre achat. Elle est émise lorsque vous achetez directement auprès d’Amazon (mention « Vendu et expédié par Amazon »). Cette facture contient toutes les informations nécessaires pour votre comptabilité, y compris le numéro de TVA d’Amazon et le détail de la TVA appliquée à chaque article.

• Comment la reconnaître : Mention « Vendu et expédié par Amazon ».
• Informations importantes : Numéro de TVA d’Amazon, détails de la transaction.

Facture émise par un vendeur tiers (marketplace)

La majorité des achats sur Amazon se font auprès de vendeurs tiers via la Marketplace. Dans ce cas, la facture est émise par le vendeur et non par Amazon. Il est important d’identifier le vendeur, car il est responsable de la validité et de l’exactitude du document. Ces factures peuvent varier en termes de langue, de format et d’informations fiscales. Il est donc crucial de bien vérifier chaque élément. Voir comment contacter un vendeur tiers pour obtenir une facture.

• La majorité des achats sur Amazon se font auprès de vendeurs tiers.
• Identifier le vendeur sur le justificatif d’achat est crucial.
• Responsabilité du justificatif d’achat : Le vendeur et non Amazon.
• Différences potentielles : Langue, informations fiscales.

Reçus de paiement amazon pay

Amazon Pay est un service de paiement proposé par Amazon pour effectuer des achats sur d’autres sites web. Si vous utilisez Amazon Pay, vous recevrez un reçu de paiement. Bien que ce reçu prouve le paiement, il ne constitue pas une facture complète pour votre comptabilité, car il manque des détails sur les articles achetés et la TVA.

• Utiles pour les achats hors Amazon.
• Où les trouver : Dans votre compte Amazon Pay.
• Limitations pour la comptabilité : Manque d’informations détaillées sur les articles.

Comment obtenir votre facture amazon : guide étape par étape

Maintenant que vous comprenez les différents types de documents, voyons comment obtenir vos factures Amazon. Le processus peut varier légèrement en fonction du type de vendeur (Amazon ou vendeur tiers). Nous allons explorer les différentes méthodes pour accéder à votre historique de commandes, télécharger les factures existantes, demander une facture à un vendeur tiers, activer la génération automatique de factures (Amazon Business) et utiliser la Tax Document Library.

Accéder à l’historique de commandes

La première étape consiste à accéder à votre historique de commandes Amazon. Vous pouvez le faire facilement depuis le site web ou l’application mobile. Une fois connecté à votre compte, rendez-vous dans la section « Vos commandes ». Ici, vous trouverez la liste de tous vos achats, classés par date.

• Sur le site web Amazon : Connectez-vous et accédez à « Vos commandes ».
• Sur l’application mobile : Accédez à votre compte puis à « Vos commandes ».

Télécharger une facture existante

Si le justificatif d’achat est déjà disponible, vous pouvez le télécharger directement depuis votre historique de commandes. Localisez la commande concernée et recherchez l’option « Facture » ou « Télécharger la facture ». Le format du document est généralement PDF.

• Localiser la commande concernée dans votre historique.
• Options de téléchargement : Facture, bordereau de livraison (si disponible).
• Formats disponibles : Principalement PDF.

Demander une facture à un vendeur tiers

Si vous avez acheté auprès d’un vendeur tiers et que la facture n’est pas disponible au téléchargement, vous devez la demander directement au vendeur. Vous pouvez le faire en le contactant via la messagerie Amazon. Soyez courtois et précis dans votre demande, en indiquant le numéro de commande et les informations nécessaires.

Exemple de message :

« Bonjour, je vous contacte concernant la commande numéro [Numéro de commande]. Je souhaiterais recevoir un justificatif d’achat pour cet achat, comprenant les informations fiscales nécessaires pour ma comptabilité. Merci par avance pour votre aide. »

• Contacter le vendeur via Amazon (message direct).
• Modèle de message type pour demander un justificatif d’achat (courtois et précis).
• Délais et recours si le vendeur ne répond pas (contacter le service client Amazon).

Activer la génération automatique de factures (amazon business)

Si vous êtes un professionnel, Amazon Business offre la possibilité d’activer la génération automatique de factures. Cette option vous permet de recevoir automatiquement les justificatifs d’achat pour tous vos achats Amazon Business, ce qui simplifie grandement votre gestion comptable. De plus, cela peut encourager les vendeurs tiers à fournir des factures plus rapidement.

• Avantages pour les professionnels : Gain de temps, automatisation.
• Procédure d’activation : Paramètres du compte Amazon Business.
• Impact sur la facturation des vendeurs tiers (peut encourager une facturation plus rapide).

Utiliser amazon tax document library (pour les utilisateurs business)

Amazon Tax Document Library est un outil performant pour les utilisateurs Amazon Business. Il centralise tous vos justificatifs d’achat Amazon au même endroit, vous permettant de les filtrer, de les rechercher et de les télécharger en masse. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez un grand volume d’achats Amazon et que vous avez besoin d’une solution efficace pour gérer vos documents.

• Centraliser tous les justificatifs d’achat en un seul endroit.
• Options de filtrage et de recherche avancées (par date, vendeur, etc.).
• Télécharger en masse les justificatifs d’achat.

Décryptage et vérification d’un justificatif d’achat amazon : les points clés

Une fois votre facture Amazon en main, il est essentiel de la vérifier attentivement. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes et complètes, en particulier les informations fiscales. Cette vérification vous permettra d’éviter les erreurs de comptabilité et de garantir la conformité de vos déclarations fiscales. Cette section détaille les informations obligatoires à vérifier, les spécificités des factures transfrontalières et comment rectifier une erreur.

Les informations obligatoires à vérifier

Tout justificatif d’achat, qu’il provienne d’Amazon ou d’un vendeur tiers, doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires. Ces informations sont essentielles pour justifier votre achat auprès de l’administration fiscale. Vérifiez attentivement chaque élément pour éviter les problèmes. Selon l’article 289 du Code Général des Impôts, une facture doit notamment contenir le nom et l’adresse du vendeur, la date de la vente, la quantité et la dénomination précise des biens ou services vendus, et le prix unitaire hors TVA.

• Nom et adresse du vendeur (Amazon ou vendeur tiers).
• Vos informations (nom, adresse de facturation, numéro de TVA si applicable).
• Date du justificatif d’achat.
• Numéro du justificatif d’achat.
• Désignation des produits/services.
• Prix unitaire et quantité.
• Taux de TVA applicable et montant de la TVA.
• Montant total TTC.

Comprendre les spécificités des factures transfrontalières (TVA intracommunautaire)

Si vous effectuez des achats auprès de vendeurs situés dans d’autres pays de l’Union Européenne, vous devez être attentif aux règles de TVA intracommunautaire. Dans certains cas, vous devrez autoliquider la TVA, c’est-à-dire la déclarer vous-même auprès de votre administration fiscale. Vérifiez le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur sur le site VIES (Système d’échange d’informations sur la TVA) et assurez-vous de comprendre les règles applicables. L’autoliquidation de la TVA est prévue par l’article 283 du Code Général des Impôts.

• Règles applicables en matière de TVA intracommunautaire.
• Vérification du numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (sur le site VIES).
• Autoliquidation de la TVA (si applicable).

Comment rectifier une erreur sur un justificatif d’achat

Si vous constatez une erreur sur un justificatif d’achat, la première étape est de contacter le vendeur (Amazon ou vendeur tiers). Expliquez clairement l’erreur et demandez une facture rectificative. Le vendeur est tenu de vous fournir un document corrigé dans les meilleurs délais. Conservez précieusement la facture originale et la facture rectificative en cas de contrôle fiscal.

• Contacter le vendeur (Amazon ou vendeur tiers) par message.
• Demander un justificatif d’achat rectificatif, en précisant l’erreur à corriger.

Intégration des factures amazon à la comptabilité : méthodes et outils

Une fois que vous avez obtenu et vérifié vos factures Amazon, il est temps de les intégrer à votre comptabilité. Vous avez le choix entre différentes méthodes, allant de la saisie manuelle à l’utilisation de solutions d’automatisation. Le choix dépendra de votre budget, de votre volume d’achats et de votre niveau de connaissance en comptabilité. Nous aborderons la méthode manuelle, l’utilisation de logiciels de comptabilité et les solutions d’automatisation.

Méthode manuelle

La méthode manuelle consiste à télécharger les factures et à saisir les données manuellement dans un tableur (Excel, Google Sheets) ou un logiciel de comptabilité. Cette méthode est gratuite et vous donne un contrôle total sur vos données. Cependant, elle est chronophage et présente un risque d’erreurs de saisie. Pour limiter ces erreurs, utilisez un modèle de tableur pré-formaté avec des formules de calcul automatique de la TVA et des totaux.

• Télécharger les factures au format PDF.
• Saisie manuelle des données dans un tableur ou un logiciel de comptabilité.
• Avantages : Gratuit, contrôle total des données.
• Inconvénients : Chronophage, risque d’erreurs de saisie.
• Conseils : Utiliser des modèles de tableur, nommer les fichiers de manière claire (ex : AAAA-MM-JJ_Amazon_NuméroCommande).

Utilisation de logiciels de comptabilité compatibles avec amazon

De nombreux logiciels de comptabilité sont compatibles avec Amazon. Ils permettent d’automatiser la collecte et l’intégration des justificatifs d’achat, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les risques d’erreurs. Ces logiciels se connectent à votre compte Amazon via une API (interface de programmation) ou un import de fichiers CSV. Par exemple, Xero propose une intégration directe avec Amazon Business, permettant d’importer automatiquement les factures.

Logiciel de Comptabilité	Prix (estimation)	Fonctionnalités
QuickBooks	A partir de 25€/mois	Suivi des dépenses, facturation, rapports financiers
Xero	A partir de 13€/mois	Gestion de la trésorerie, rapprochement bancaire, inventaire, intégration Amazon Business
Sage Business Cloud Comptabilité	A partir de 29€/mois	Comptabilité générale, gestion des stocks, paie

• Avantages : Automatisation, gain de temps, réduction des erreurs.
• Exemples de logiciels : Xero, Quickbooks, Sage Business Cloud Comptabilité.
• Comment connecter Amazon à son logiciel : API, import de fichiers CSV.

Solutions d’automatisation de la collecte et de l’extraction de données

Il existe des solutions d’automatisation qui utilisent l’OCR (reconnaissance optique de caractères) et l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les informations des factures Amazon. Ces outils vous font gagner un temps considérable. Ils fonctionnent en scannant ou en important vos factures, puis en extrayant automatiquement les données pertinentes (date, montant, TVA, etc.). Il est important de vérifier les données extraites pour s’assurer de leur exactitude. Des outils comme Hubdoc ou Receipt Bank permettent de simplifier considérablement ce processus, bien qu’ils représentent un coût supplémentaire.

• Fonctionnement : OCR, intelligence artificielle.
• Exemples d’outils : Hubdoc, Receipt Bank, AutoEntry.
• Avantages : Gain de temps, extraction des données.
• Inconvénients : Coût, nécessité de vérification.

Faire appel à un expert-comptable

Pour une gestion optimale et sereine de votre comptabilité liée à Amazon, le recours à un expert-comptable peut être une solution judicieuse, surtout si vous n’êtes pas à l’aise avec les aspects techniques et fiscaux. Un expert-comptable spécialisé dans le e-commerce pourra non seulement gérer vos factures et déclarations de TVA, mais également vous conseiller sur les optimisations fiscales possibles et vous assurer une conformité totale avec la législation en vigueur. Pour choisir un expert comptable spécialisé dans le e-commerce, recherchez des professionnels ayant une expérience avérée dans ce domaine, demandez des recommandations et comparez les offres de services et les tarifs. Il est crucial de préparer les informations à fournir à l’expert-comptable de manière organisée (factures, relevés bancaires, etc.) pour faciliter son travail et optimiser le coût de ses prestations.

• Avantages : Expertise, gain de temps, conformité aux obligations légales.
• Comment choisir un expert-comptable spécialisé dans le e-commerce.
• Préparer les informations à fournir à l’expert-comptable (justificatifs, relevés bancaires, etc.).

Service	Coût Moyen (par mois)	Description
Tenue de Comptabilité Standard	150€ – 300€	Enregistrement des opérations courantes, déclarations de TVA
Gestion Complète (comptabilité, fiscalité)	300€ – 600€	Tenue de comptabilité, déclarations fiscales, conseils personnalisés

Archivage des factures amazon : une obligation légale

L’archivage des justificatifs d’achat Amazon est une obligation légale. L’article L102 B du Livre des Procédures Fiscales impose de conserver les documents comptables pendant une durée minimale de 6 ans. Cependant, il est fortement conseillé de les conserver pendant 10 ans, car c’est le délai de prescription général en matière fiscale. Vous pouvez archiver vos documents au format papier ou numérique, à condition de garantir leur intégrité et leur accessibilité pendant toute la durée de conservation. Pour un archivage numérique sécurisé, privilégiez des solutions cloud avec chiffrement des données ou des disques durs externes avec sauvegarde régulière.

• Obligations légales de conservation (6 ans minimum, 10 ans recommandés).
• Format papier vs. format numérique.
• Solutions d’archivage sécurisées (cloud, disque dur externe).

Maîtriser vos factures amazon pour une gestion comptable simplifiée

En suivant les conseils de ce guide, vous serez en mesure d’obtenir, de vérifier et d’intégrer efficacement vos justificatifs d’achat Amazon à votre comptabilité. Simplifiez votre gestion financière et restez serein face à vos obligations fiscales. N’oubliez pas que l’organisation et la rigueur sont les clés d’une comptabilité saine et transparente.

N’hésitez pas à mettre en pratique ces recommandations dès aujourd’hui. Explorez les différentes options d’intégration et choisissez celle qui convient le mieux à votre situation. Une gestion optimisée de vos factures Amazon vous permettra de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de vous concentrer sur le développement de votre activité.